协会制度

一、行文管理

（一）协会行文使用两个文号 “深燃协字”和“深燃协培”；

“深燃协字”适用于以协会名义发出的文件,包括上行文,平行文,对会员单位等的正式公文。“深燃协培”是以协会培训中心名义发出的公文,主要是培训部具体业务工作文件和内部事务管理文件等。两种文号，需加盖协会印章和协会培训处公章。

（二）各类公文实行“谁起草谁校对的原则”。各职能部门根据工作需要,自行完成文件的起草工作,并将打好的文件清样交办公室,办公室对文件负责审核、文号编发和承印等工作。

（三）协会所有行文（含对内的通知及相关规定）需经秘书长签字后发布，重大事项需报请常务副会长至会长审批。

（四）行文执行登记制度,接收的部门和发文单位应在行(发)文记录上签收。

（五）各类公文行文需使用《深圳燃气行业协会行文呈批表》或《深圳市燃气行业培训中心行文呈批表》。

二、收文管理

（一）负责接收、登记各级单位的来文来函,

（二）各部门收到的各类文件应及时送交秘书长阅。

（三）各部门收到的邮寄或网上下载的各类文件及时送交相关负责人。

（四）办公室根据来文来函的保密等级填写《深圳燃气行业协会文件传阅处理表》方可报协会领导秘书长批阅。

（五）文件原件由办公室归档,各部室需保留文件时,仅保留复印件。

三、办文管理

（一）办公室将收到的来文来函应及时填写《深圳燃气行业协会文件处理表》并呈送秘书处领导批示。

（二）办公室根据秘书处领导对来文来函签发的意见及时移交经办的各职能部室，办公室负责督办。

（三）当年各职能部室办理完的文件资料留存在所在办理部室。按照档案管理的规定,年末各职能部室将各类公文交办公室归档。

四、其他

发文的方式可分为四种:投递、邮寄、收文单位领取及网上发文。

（一）采用投递方式的发文：凡向上级主管部门的各类文件均由办公室负责；凡发向会员单位信箱的发文由办公室负责。

（二）采用邮寄方式的发文由办公室负责。

（三）采用收文单位派员领取的方式的发文,由办公室负责。

（四）采用网上发文的方式发文,由办公室负责。