协会制度

第一条  为进一步规范会议内容和程序，提高协会的办公质量和工作效率，建立健全决策机制，提升协会运营水平，根据协会《章程》规定，特制订本制度。

第二条  会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排。

第三条  凡本协会组织的会员大会、理事会、监事会、委员会、研讨会、专业会议、培训会议（以下简称会议）等，均适用本流程规范。

第四条  会员大会、理事会、监事会、委员会、研讨会等综合性会议由综合部负责，专业会议、培训会议等业务性会议由对口业务部门负责，其他部门配合。原则上“谁主办、谁负责”，特殊情况由协会主要负责人统一协调安排。

第五条  会议安排的原则

小会服从大会，局部服从整体。各类会议的优先顺序为：会员大会、理事会、监事会、委员会、专项会议、秘书处会议。

因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。

第六条  会议准备

一、会议通知遵照以下规定：

（一）属下列情况之一者，按“谁主办，谁通知”的原则进行会议通知：

1、临时提议的会议；

2、已列入协会工作日程，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；

3、其它主办部门认为应另行通知的情况。

（三）会议通知一般应提前三个工作日以上通知与会人员和会务；

（四）会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知文件进行书面通知。

二、会议的其它准备工作遵照以下规定：

会议主办部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决决议定草案、与会人应提交资料等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等。

第七条  会议组织

一、会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则

二、会议须遵守以下规定：

（一）会议举办应不迟于会前30分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

（二）会议一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

（三）会议进行中，应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

（四）属讨论、决策性议题的会议，应引导会议作出结论。对须集体决议的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未决议事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

（五）会将会议决议事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。

（六）安排专人做好会议纪录，不需安排专人的可以直接由会议主办责任人做会议记录。

四、会议记录。

协会各类会议记录确定专人负责记录或会议主办责任人直接纪录。会议记录应遵守以下规定：

（一）做好会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；

（二）会议记录应采用实录（录音），确保记录的原始性；

（三）对会议已决议事项，应在会议记录中括号注明“决议”字样；

（四）会议记录、会议纪要应在会后呈报协会主要负责人审核签发；

（五）做好会议记录的日常归档、保管工作，及时将经会议主办责任人核准的《会议签到表》归档。

五、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：

（一）会议纪要的发放或传阅范围由会议协会主要负责人确定，并由会员部存档备查；

（二）各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送会员部统一归档备查；

（三）会议记录为协会的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照协会文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

第八条  会议跟进

一、会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，协会主要负责人另有指定的，从协会主要负责人指定；

二、会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；

三、按照“谁主办、谁负责”的原则，会议主办责任人定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告协会主要负责人；

四、部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。

第九条  本规范由自发布之日起试行。